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控制功能：通過軟件數據庫查詢所需文件，智能打開文件所在文件存放位置，并伴有圖形顯示，系統應具有自動記錄柜體度，依據預設置參數啟動通風功能。②如果因工作需要，要借出檔案時，借用人員在得到管理人員的許可后，可把需要的檔案直接拿走而無需手工借出手續，因為在檔案被取出經過檔案保管室門口時，后臺監控可以自動記錄出庫的借出種類、借出的時間、并抓拍借用人的圖像備查資料。如果借用人拿到的資料與許可的資料不符合，系統會自動報警，提醒管理人員，防止資料混淆、丟失情況的發生。未經許可，借出人從檔案室拿走任何的資料，在走出檔案室門口時，后臺監控會自動記錄借用人取走的資料種類、取走時間、并抓拍照片。設備同時啟動聲光報警。如果借用人到了歸還日期還未歸還，系統會自動生成提醒報警指示，提醒管理人員及時督促借出人員盡快歸還。③信息管理：支持無線條碼采集，批量更新，每列檔案柜要求有位置信息條碼，通過增加所配置硬件能實現檔案資料在密集柜內詳細位置信息。④.數據：對數據進行了考慮。數據權限進行靈活劃分，可以通過權限設置，避免操作崗位職責范圍外的數據；對于部分特殊角色的用戶還可以通過靈活的擴展方式設置權限，對數據做到有效授權、確保。⑤.遠程鏈接：采用SQLSERVER數據庫，確保數據的前提下，為在異地辦公提供了穩定、快速、的遠程接入方式。此程序必須與原有的管理系統實施無縫鏈接。
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