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不過，你可以先創建一個包含這一ppt制作主題全部內容的主演示文稿，然后再為不同的受眾群體分別量身定做相應的ppt副本。這樣做不僅能體現出你的深思熟慮和周到安排，也能深深打動觀眾。 去掉冗余的材料：各種各樣華而不實的材料堆砌在幻燈片上，只會使你要傳達的信息看起來松散凌亂。同樣，也不要在幻燈片的四角上隨意放一些沒用的東西——角落上完全可以什么都不放的。顯示頁面上與演示無關的東西越多，重點就越不突出。如果視覺上不能聚焦，觀眾就難以抓住重點。 作為觀看者，需要花多長時間才能看到所有ppt信息并且沒有感覺不適呢？想想一邊聽人談論各向異性的流量測量這類晦澀主題，一邊還要四處查看的情景。 實際上，把一些與主題無關而又對觀眾的思路有錯誤導向的圖片放在ppt里，還不如什么都不放。
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確保ppt制作演示文稿的內容清晰易懂，觀眾能夠輕而易舉地理解你所傳達的信息。如果你不能將信息清晰地表達出來，那么不管ppt演示文稿做得多么美觀也無濟于事。 從某個方面來講，表達清晰就意味著要學會取舍。將你認為重要的信息舍棄不用是一件令人極度掙扎的事情，不過請記住，沒有哪個觀眾能把你講解的所有內容都原原本本地記住。實際上，你講的內容越少，他們能記住的就越多。根據特定的觀眾對這些信息劃分優先順序，刪除那些會分散主要焦點的項。 好的編輯能夠使演示文稿更加清晰、流暢和賞心悅目。請摒棄多余的詞匯！幻燈片上的文字越少，字號就能越大，設計的空間也就更廣闊。 做ppt演示文稿時，你基本不需要寫完整的句子，特別是字數很多的完整句。不過，在PPT演講過程中，你要講完整句，這樣觀眾就能夠快速瀏覽幻燈片上的要點了。如果要點能讓人一目了然（而不必費勁讀完長長的句子），那么觀眾不僅能馬上理解，而且還能有足夠的腦力聽你對于要點的詳細闡釋。 請不要把你要演講的內容都寫在幻燈片上，給觀眾一個聽你激情陳辭、娓娓道來的理由。
作為觀眾，我們希望能逐步了解ppt制作演示的內容，并不希望直奔故事的發展階段；我們希望知道下一步會介紹什么，有哪些內容讓我們有所期待；我們希望一路充滿樂趣和新奇，而不是乏味和枯燥；我們還希望整個介紹過程跌宕起伏，讓我們享受其中；當筆鋒一轉，我們知道，哦，原來我們已到達尾聲部分。 一部好的電影，前五分鐘（通常比五分鐘還短）的演繹就能抓住觀眾的胃口。這前五分鐘讓我們知道了影片的性質，如驚悚片、浪漫輕喜劇、悲情片、紀錄片、動作冒險片、科幻片等。這五分鐘對于整部影片來說至關重要，因為觀眾在情感上就準備好要耐著性子看完整部影片。 情節包含故事本身和人物之間的關系。當你演講時，要盡可能和觀眾產生共鳴。你可以通過PPT、自己的說話方式，抑或演講內容本身來實現這一點。
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