密集柜防光防曬。光線中的紫外線輻射對紙張中的纖維素和木質素都有很大的破壞作用，使紙張強度降低，可采用懸掛遮陽窗簾來防止光線照射檔案，也應盡量避免燈光長時間直射檔案。2.密集柜的防火措施要做好。火災能夠對檔案造成重大損失，因此，必須要采取防火措施，應添置必須的消防器材，如滅火器等，有條件的企業還可以加裝消防警報裝置。

  3.采取必要的防盜措施。防盜措施也是必須做到的，安裝必要的防盜設施，有條件的可以采用電子監控裝置，確保檔案的。4.密集柜防潮防霉。在炎熱、潮濕的環境下，檔案極易發生霉變。因此，檔案應置于通風處，若發現檔案已經生霉，則可用軟刷、干布等蘸取福爾馬林或75%的酒精擦去霉菌，然后晾干。

  5.密集柜防塵工作要做好。灰塵會摩擦和破壞檔案紙張纖維，會使檔案字跡線條模糊不清。保護好檔案必須做好防塵工作。要經常打掃檔案室，清潔檔案柜，防止灰塵污染檔案。密集柜是在底座上安裝軸輪，能沿地面鋪設的小導軌直線移動的架子，可根據需要將多個架子靠攏或分開。

電腦端軟件功能:局域網檔案查詢及權限操作、分區權限、區域互連、檔案類型權限、檔案備份還原、借出，歸還統計，遠程架體控制，溫/濕度統計分計（與環境智能管控平臺相連動），檔案數據批量導入，導出，電子文檔查閱管理、具備打印機，掃描儀、高拍儀、條碼及射頻識別等支持，記錄報警日志，操作日志10萬條以上，報警日。

  架體端軟件功能:人機交互、語音識別、自動關閉與通風、智能照明控制、智能休眠、檔案層定位，語音提示、存放目錄查看，公告發布、系統自控、指紋識別、圖形解鎖、手寫輸入、知能終端遠程控制、手勢操作、防擠壓保護、人數統計、防擠紅外、超距報警、到位開關失效保護、架體同步與分區監控、系統遠程升級。