樓板承重必須達到檔案庫樓面均布活荷載應為5KN/m2;采用密集架式，不應小于12KN/m2。檔案室庫房櫥具布置：建議使用鐵質檔案柜(櫥、架)。檔案庫房在布置櫥具時，應考慮到工作人員管理和放置檔案保護、檢測設備的空間。主通道凈寬不小于1m。兩行裝具間凈寬不小于0.8m，裝具端部與墻之間走道凈寬不小于0.6m。裝具背面與墻的間隔不小于0.1m，裝具頂端與天棚間隔不小于0.5m。檔案室應具備防火、防盜、防光、防潮濕、防高溫、防有害生物、防污染、防磁、防塵等要求。檔案室嚴禁煙火，嚴禁使用明火照明，要在明顯處標識“嚴禁煙火”警示牌。檔案室用電動力負荷采用380V三相供電，照明負荷采用220V單相供電。線路鋪設必須為暗線。

有條件的檔案庫房應安裝空調。檔案庫房要及時投放防蟲，使用電子殺蟲儀。檔案室禁止存放食物，要安置一定數量的防鼠盒，及時投放滅鼠。檔案室要遠離污染區，周圍有空氣污染的，檔案庫房門窗要進行密封處理。庫房有必要購置消毒機。對錄音、錄像、唱片、光盤、軟盤等磁記錄檔案，建議配備防磁柜，要定期進行質量檢查。地面、墻面、頂棚面采用不起塵的材料。開向室外的門窗宜設置紗門、紗窗，外窗應具有較好的防塵功能。定期打掃室內衛生，清洗防塵網。檔案閱覽室要標識檔案管理、利用、保密、鑒定、銷毀、統計等制度。使用計算機管理檔案的單位，計算機應放在檔案工作人員辦公室。檔案室柜子尺寸是根據所存放的檔案類型不同來加工定做的。常用的檔案柜包括：移動檔案密集柜(標準規格：900*500*2300mm;可以存放六層標準A4檔案盒袋)、鐵皮檔案柜(五節柜、兩節柜、大門柜。