檔案室內檔案保護工作堅持從實際出發.從檔案運行的各個環節做起,努力創造一個有利于檔案保護的小環境,使檔案得到有效的保護.
  一、檔案的收集與整理
  建立、健全嚴格的規章制度,凡屬歸檔的文件材料,～定要保持完整,做好乎時的收集工作,做好文件的收發登記工作,對技術檔案可隨時立卷、半年立卷、年終立卷,盡量避免案卷的插卷或補卷,減少檔案的機械磨損.
  檔案的整理工作對維護檔案的完整與是十分重要的.首先,通過整理可以進一步了解收集工作的質量,并可根據發現的問題及時向文書立卷部門提出要求.其次,在整理過程中還可以對某些不符合歸檔要求的檔案材料進行技術處理.如：對已破損的文件進行裱糊,對墨跡不符合要求的文件進行復印,對字跡不清的文件進行重抄、注明等.
  二、檔案的存放保管
  檔案庫房是保管檔案基本的條件,庫房的好壞,將直接影響著檔案保護工作的成效,衡量檔案庫房的標準,主要是看檔案庫房的防盜、防火、防熱、防潮、防光、防有害生物和有害氣體等方面是否達到規范標準.

檔案室一體化控制管理系統建設方案

按檔案室十防要求,即：防潮、防塵、防污染、防光、防有害生物、防水、防高低溫、防火、防盜及防磁.對于十防中的防潮、防塵、防污染、防有害生物及防水均納入檔案室環境工程設計方案中,此五防內容,均列入環境工程設計方案中；其它五防內容單列設計方案.

本系統針對檔案室安防、恒溫控制、恒濕凈化消毒控制、漏水報警系統等設備狀態進行統一管理.各子系統的數據采集、數據存儲、數據分析處理、報警、查詢、報表及部分子系統的設置等功能全部通過環境監控平臺實現.圖形化顯示,支持檔案室電子地圖功能,對檔案室所有運行設備顯示運行狀態.

提供多種告警提醒方式,支持監控中心現場的聲光、系統告警和遠程短、郵件等告警方式,用戶可按需組合,實現對檔案室的全天候自動監測,以達到無人值守目標.

報表系統中提供設備告警報表,通過設置監控站名稱、 設備名稱、號名稱、子系統類型、報警類型等組合查詢條件可獲取包含告警息、處理情況、告警統計息的報表,可用excel或pdf格式供查詢、導出、打印.