應選用防燈，防止用電時間過長發生失火。燈光，當采用熒光燈時，應有過濾紫外線和防火措施。檔案室通風也應采用自然風，如果采用不方便的情況下我們也可以使用空調進行通風。不論氣候條件如何，有條件的情況下均應設置長年的溫控裝置，溫度相對濕度要求如下表。溫濕度范圍14℃~24℃不小于14℃不大于24℃,有溫度調節設備的，溫度的變化幅度不得超過溫度±2℃,相對濕度45%RH不大于60%RH，有濕度調節設備的相對濕度的日變化幅度不得超過±5%。注意：溫、濕度的測量點，是指在地面以上1.5m和距書架柜前0.4m處測量的數值。對于干燥的地區可采用加濕機，定期用濕拖把拖地來保證環境濕度。濕度過大的地區，如南方地區可采用抽濕機。

有條件的檔案庫房應安裝空調。檔案庫房要及時投放防蟲，使用電子殺蟲儀。檔案室禁止存放食物，要安置一定數量的防鼠盒，及時投放滅鼠。檔案室要遠離污染區，周圍有空氣污染的，檔案庫房門窗要進行密封處理。庫房有必要購置消毒機。對錄音、錄像、唱片、光盤、軟盤等磁記錄檔案，建議配備防磁柜，要定期進行質量檢查。地面、墻面、頂棚面采用不起塵的材料。開向室外的門窗宜設置紗門、紗窗，外窗應具有較好的防塵功能。定期打掃室內衛生，清洗防塵網。檔案閱覽室要標識檔案管理、利用、保密、鑒定、銷毀、統計等制度。使用計算機管理檔案的單位，計算機應放在檔案工作人員辦公室。檔案室柜子尺寸是根據所存放的檔案類型不同來加工定做的。常用的檔案柜包括：移動檔案密集柜(標準規格：900*500*2300mm;可以存放六層標準A4檔案盒袋)、鐵皮檔案柜(五節柜、兩節柜、大門柜。