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功能報警和功能提示一欄表：自動保護．前入口有人進出保護．通道內紅外線保護．停止．所有柜體關閉到位．所有柜體通風到位．側列門面保護．正在開柜．正在合柜．解除系統保護．解除通道內紅外線保護．開柜限位開關故障合柜限位開關故障．電機故障．關電源開電源．系統通訊出錯．資料名稱顯示．移動近鍵允許．移動按鍵禁用．系統復位．正在通風．資料位置顯示．無盲點保護．自動開柜．自動合柜．壓力傳感器保護．后入口有人進出保護．傳動機構鎖定．傳動機構解鎖．待機中．壓力傳感器脫開．通道有人。移開柜體．準備通風中．自動切換待機．煙霧輸出。智能控制系統通過接入智能館庫系統，實現實體檔案和電子檔案的一體化管理，系統根據電子檔案的信息自動定位到密集柜的存儲單元；通過集成度傳感器實現了庫房度環境的分區管理，并且實現了度的高精度顯示；結合LED以及語音廣播等輔助手段進行多方位的信息展示和提醒，實現庫房的智能化和人性化的管理。智能密集柜控制系統提供TCP/IP通訊協議，無縫的整合到智能館庫系統，智能密集柜嵌入檔案業務和檔案管理智能控制芯片（含密集柜的控制以及業務智能的綜合軟件平臺），實現智能化的管理和控制。
一般存放不屬于歸檔范圍的文件材料，主要包括:重份文件;一般事務性的無查考、保存價值的文件;未成文的草稿及一般性文件的歷次修改稿;未經會議討論，未經領導審閱、簽發的未生效文件;同本單位主管業務無關的文件和非隸屬單位送來參考的文件;本單位領導兼任其他單位職務形成的文件;一般的人民來信等。還有國規定的不得歸擋的有關文件材料。
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